Co nevyhodit…
Mezi písemnosti, které rozhodně nepatří do koše řadíme především dokumenty související s účetnictvím, jako jsou např. mzdové listy a podobně, dále pak plány, smlouvy, daňové dokumenty a další. Přesný výpis naleznete v zákoně o účetních a daňových předpisech, v zákoně o archivní službě a příslušných vyhláškách.
Kam s tím…
Při archivaci potřebných dokumentů se můžete spolehnout buď na vlastní archivační systém, nebo písemnosti svěřit společnosti, která se na tuto činnost zaměřuje. V prvním případě se nejdříve musíte rozhodnou, zda tiskopisy skladovat v elektronické nebo listinné podobě. Zákon také umožňuje tyto možnosti kombinovat a uchovávat tak např. záznamy v listinné podobě, které obsahují také informace v elektronické formě. Pokud se rozhodnete všechny nebo alespoň část dokumentů archivovat v listinné podobě, je důležité udělat si v kvantech papírů určitý systém.
Archivační box R-Kive System na pořadače
Využít můžete různé archivační boxy a jiné ukládací prostory. Tento postup je vhodný především pro uložení dokumentů, které sice nejsou zcela aktuální, ale jednou za čas je potřeba některé údaje z nich vyhledat, může se to týkat např. některých smluv nebo plánů. V případě, že nemáte podmínky pro vlastní archivaci, můžete využít služeb některé firmy, které se archivací zabývají. Za úplatu si tak můžete tuto službu outsourcovat a nemusíte tak řešit zákony či skartovací lhůty.