Méně znamená více
E-mail je ve skutečnosti starší než samotný internet a v dobách jeho vzniku bylo potřeba počítat s tím, že každý znak navíc jeho odeslání nebo přijetí zpomalí. Dnes sice máme nesrovnatelně rychlejší připojení, ale stále více e-mailů je přečteno přes chytrý telefon a jeho mobilní datový tarif. I proto bychom se měli snažit udržet podpis co nejjednodušší a dát do něj jen ty opravdu důležité informace.
Kontaktní informace
Kontaktní informace jsou bezesporu v podpisu tím nejdůležitějším. Je dobré se ale zamyslet nad tím, které jsou pro příjemce důležité, a které ne.
- E-mailová adresa už je obsažena v samotném e-mailu, není ji tedy potřeba do podpisu psát. I po vytisknutí ji druhá strana v hlavičce uvidí.
- Webové stránky vaší firmy určitě připojte – přeci jenom kliknutí na odkaz může potencionálnímu zákazníkovi nebo obchodnímu partnerovi usnadnit cestu k vám.
- Telefonní číslo přidávejte, pokud je přímo vaše nebo vašeho oddělení. Pokud jste obchodní zástupce a věčně na cestách, asi není dobrý nápad přidávat do podpisu číslo sekretariátu. Naopak pokud nechcete být rušeni mimo pracovní dobu, dejte raději číslo sekretářky, než vaše osobní.
- Pokud ve firmě používáte fax, zřejmě není potřeba ho v e-mailu uvádět – přeci jenom už s druhou stranou komunikujete přes e-mail, tak k čemu zastaralý fax?
- Fyzická adresa firmy? Podle mě jen zabírá zbytečně místo. Pokud by se k vám někdo chtěl dostavit, adresu si dokáže zjistit na vašem webu, kde může najít například i informace o tom, jak se přímo k vám dostane.
Informace o firmě, slogany, vaše pozice, …
K podpisu je vhodné přiložit i název vaší pracovní pozice, aby druhá strana věděla, za který tým kopete. Můžete připojit také krátký slogan o tom, čím se vaše firma zabývá. Vyhněte se ale klišé nebo zdlouhavému vysvětlování. Opět platí, že méně znamená více, a někdy je lepší raději nic :-)
Další zbytečné informace, citáty, antivirová kontrola, …
Vyvarujte se vkládání zbytečných informací, třeba o tom, že tisk papíru ničí životní prostředí, nebo že vaše zpráva prošla antivirovou kontrolou. Takové podpisy působí neprofesionálně a většinou zásadně prodlužují délku e-mailu. Podobný e-mail si pak druhá strana například nemusí ani přečíst, protože se jí prostě nechce.
E-mailový podpis není vizitka ani reklamní leták, slouží pouze k rychlé identifikaci odesílatele.
Fotografie, grafika
Přidat vaše fotografie či logo firmy? Pokud budete v podpisu chtít použít nějakou grafiku, velmi dobře to zvažte. E-mail je pak řádově několikanásobně větší, a může se také na některých zařízeních špatně zobrazit. Já doporučuji žádnou grafiku nepoužívat.
Barvy, písma
Stejně jako bych doporučil se vyhnout grafickým prvkům, tak bych doporučil používat pouze výchozí písmo. Zajistíte tím, že e-mail bude dobře čitelný na všech zařízeních.
Pozdravení
E-mailový podpis často začíná spojením “S pozdravem ...”. Dříve jsem toho zastáncem nebyl, ale je slušné se na konci zprávy alespoň nějak rozloučit a takováhle fráze vám ušetří nějaký čas při psaní zpráv.
Jednotný styl ve firmě
Domluvte se a dodržujte ve firmě jednotný styl e-mailového podpisu. Nastavte si jeho formát, určete co v něm má být. Pokud použijete nějaké grafické prvky, nechte si podpis zpracovat od profesionála.
Oddělení podpisu “--”
Podpis je dobré oddělit od textu zprávy. Už od počátků e-mailu k tomu slouží dvě pomlčky “--” – většina e-mailových klientů s tím umí pracovat a dokáže podpis například skrýt, nebo ho nějakým způsobem “upozadit” tak, aby od zprávy neodváděl pozornost.
KISS, Keep It Simple and Stupid
Jak je vidět, e-mailový podpis by měl být jednoduchý a neměl by na sebe ve zprávě upozorňovat. Měl by obsahovat pouze důležité informace a na všech zařízeních by měl být dobře čitelný.
Správný podpis může vypadat například takto:
-- S pozdravem Jan Novák, Název Firmy oddělení technické podpory www.firma.cz » Pomáháme se správou firemních dokumentů
